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MULTIPROYECTOS EN LA TORRE DE BABEL

¿Cómo podemos hablar y entendernos?

Cuando con los mismos recursos ejecutamos diferentes proyectos empieza la competencia entre proyectos para que los recursos les sean asignados. Hay más trabajo que tiempo, y si los otros proyectos se llevan los recursos que mi proyecto necesita… mi proyecto no avanza. 

¿Qué veo como Director de Proyectos? Que a pesar de que nunca tengo los recursos disponibles cuando los necesito, he de conseguir velocidad para mis proyectos…pues se me mide por eso. 

Pero este es el punto de vista de parte de los implicados, porque para los Directores de Recursos la cosa es diferente. Si soy el responsable de organizar a un equipo se me mide por otro criterio: PRODUCTIVIDAD. ¿Y cómo puedo conseguir buenas productividades de mi equipo si no me dejan organizarles el trabajo, si en realidad quienes se lo organizan son los Directores de Proyecto reclamando su asignación urgente a cada uno de sus proyectos? 

Y es que productividad y velocidad están en un “trade off”: no encontraremos decisiones fáciles, una decisión que beneficia a uno perjudica al otro. Andamos siempre con soluciones de compromiso. O espera el trabajo o espera el recurso. 

 

⇒ ¿Qué pasa si quien espera es el trabajo? 

Analicémoslo: tengo mi mesa llena de trabajo. No paro. Mi productividad es buena, no tengo momentos muertos. El trabajo me está esperando. ¿Qué tal es la velocidad del trabajo mientras espera? No muy buena… para ser exactos va a cero por hora. Cuando el trabajo espera recurso, las productividades son buenas pero las velocidades se resienten. 

 

⇒ ¿Qué pasa si quien espera es el recurso?

Estoy esperando que llegue trabajo… no tengo trabajo. ¿Qué tal es mi productividad? Cero, no produzco. ¿Y qué pasa cuando llega un trabajo? ¡Que vuela! No ha de esperarme ni un segundo: llega e inmediatamente lo hago. Cuando el recurso espera trabajo, las velocidades son buenas pero las productividades se resienten. 

 

 

Como me contaba un cliente, una Ingeniería de Telecomunicaciones: “Esto es exactamente lo que nos pasa los viernes. Utilizamos una Hoja de Cálculo donde repartimos el trabajo entre los miembros del equipo para la próxima semanaproyectos en las columnas y recursos en las filas. Si pensamos en los proyectos lo repartiríamos de una manera y si pensamos en los recursos lo haríamos de otra forma. Y lo peor es sentir que no nos entendemos, que estamos en un partido donde los Directores de Proyecto parecen ir con el otro equipo.” 

 

Hay que encontrar un lenguaje único para tomar decisiones
que sirvan tanto para la productividad – los recursos 
como para la velocidad – los proyectos -.

 

 

Y esto es precisamente lo que aporta CCPM: las decisiones se toman por Impacto en Buffers. ¿Cómo está la protección de cada proyecto para cumplir con el plazo? ¿Cómo afecta una decisión a esta protección? Tanto desde el punto de vista de la velocidad de los proyectos como de la productividad de los recursos focalizarse en las tareas con mayor impacto en “la salud de los proyectos” consigue listados de tareas con prioridades claras que nos permitan organizar y ejecutar el trabajo. 

 

 

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Pau Servera

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Referencias

– Imagen de Peter H en Pixabay

 

07/05/2019

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