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¿CÓMO RESOLVERÍA SHERLOCK LOS PROBLEMAS EN SU EMPRESA?

Elemental, querido Watson: con el Método A3 Problem Solving

Una de las actividades principales de cualquier profesional es resolver problemas de todo tipo (técnicos, operativos, de gestión, de ventas,…). Por eso, es tan importante aprovechar los métodos y las técnicas de probada eficacia para resolverlos de modo que no se repitan.

Además, los problemas suelen ser complejos y su resolución requiere la implicación de varias personas que han de saber colaborar y que deberán hacerlo con una determinada mentalidad.

Para resolverlos recomendamos el método A3 Problem Solving ya que, además de ser un método estructurado, incorpora los fundamentos culturales del Lean Management. Es lo que en inglés se conoce como A3 Thinking. Es decir, la mentalidad Lean aplicada a la resolución de los problemas para atacar las causas fondo y consolidar el aprendizaje en la organización. Esta componente es, en nuestra opinión, decisiva.

Uno de los aspectos centrales del A3 Problem Solving es que es un método estructurado: los problemas se tratan de forma sistemática paso a paso, sin saltar precipitadamente al siguiente. En este sentido hay un paralelismo claro con el método de Sherlock Holmes, que siempre abordaba sus casos de un modo estructurado y con una determinada forma de pensar.

Método A3 Problem Solving

A3 Thinking Paso 1: especificar el problema
A3 THINKING PASO 1:
Definir el Problema

El primer paso es especificar con claridad cuál es el problema. Como ya nos decía Charles Kettering, reconocido inventor norteamericano, un problema bien definido, es un problema ya medio resuelto”.

Una buena definición del problema ha de contener únicamente hechos y datos. No suposiciones. Los hechos y datos se obtienen yendo al lugar donde ocurre el problema, observando y conversando con las personas (“ir al Gemba” en el lenguaje Lean). Y para abordar los problemas complejos necesitaremos formar un equipo de trabajo.

 

A3 Thinking Paso 2: Llegar al fondo de la cuestión
A3 THINKING PASO 2:
Analizar las Causas Raíz

Este paso consiste en llegar al fondo de la cuestión y no quedarse en soluciones superficiales. A estas causas de fondo se les llama causas raíz.

Para encontrar la causa (o causas) raíz hemos de:

•   EXPLORAR las causas posibles, sin quedarnos en las más aparentes,
•   PROFUNDIZAR hasta llegar a aquellas que podemos considerar raíz y
•   VALIDAR con hechos o datos que realmente son las causas del problema.

 

A3 Thinking paso 3: Generar y decidir las soluciones
A3 THINKING PASO 3:
Generar y Decidir las Soluciones

En ocasiones la identificación de las causas raíz lleva directamente a las soluciones que resuelven el problema.
Sin embargo, otras veces el equipo ha de generar propuestas, debatirlas y, finalmente, decidir las soluciones más adecuadas.

Y para ello, es necesario:

1- Debates productivos.
2- Validar con ensayos o pruebas piloto que la solución realmente funciona.

“Es un error capital el teorizar antes de poseer datos. Insensiblemente, uno comienza a deformar los hechos para hacerlos encajar en las teorías en lugar de encajar las teorías en los hechos.”

Sir Arthur Conan Doyle en “Sherlock Holmes”

A3 Thinking Paso 4: Implementar las soluciones
A3 THINKING PASO 4:
Implementar las Soluciones

Para implementar las soluciones, obviamente deberemos hacer un plan de acciones. Es decir, QUÉ, QUIÉN y PARA CUÁNDO.
Además, para asegurar una implementación exitosa hemos de:

•  ANTICIPAR los obstáculos. Cuanto más relevante sea el cambio más barreras nos encontraremos. La clave es la anticipación.
•  ANALIZAR los riesgos de que la solución no funcione como se espera.
•  SEGUIMIENTO SISTEMÁTICO del plan de acciones.

A3 Thinking Paso 5: Validar y Aprender

A3 THINKING PASO 5:
Validar y Aprender

La resolución del problema no acaba con la implementación de la solución. El paso 5 de método nos recuerda que hemos de monitorizar los resultados para comprobar que realmente se ha resuelto el problema.

Además, resulta muy “rentable” dedicar unas horas para extraer las lecciones aprendidas.  Así podremos evitar problemas similares y diseminar el conocimiento en la organización.

Plantilla A3 Problem Solving

El nombre del método proviene de la hoja de papel A3 (29,7 x 42 cm). Una de las ideas centrales es que todo problema, por complejo que sea, puede resumirse en una hoja A3. Nos obliga a ser concisos y destilar lo relevante para describir el problema y la solución.

HOJA A3 PROBLEM SOLVING

El papel A3 no solo sirve para documentar el problema y la solución. Sirve sobre todo como herramienta de trabajo entre las personas involucradas en el problema y para facilitar el diálogo y el desarrollo de cada uno de los pasos del método.

“Lo que realmente hace que un A3 sea ‘bueno’ no es una colección de datos y hechos que muestran un perfecto esquema problema – solución. Un buen A3 es el reflejo del diálogo que sirvió para crearlo.”

John Shook

A3 Thinking

El método y las técnicas son importantes pero lo que realmente hace que funcionen son las personas, su actitud y su modo de pensar para resolver los problemas.

El A3 Problem Solving incorpora los fundamentos culturales del Lean Management aplicados a la resolución de los problemas. Es una forma de pensar que va más allá del método y que se impregna en toda la organización. Esta mentalidad se conoce como A3 Thinking.

A3 THINKING

Hay muchos aspectos culturales y principios que conforman el A3 Thinking. Por brevedad seleccionamos aquellos que a nuestro juicio son los más relevantes:

• No saltar precipitadamente a la solución
Definir bien el problema y analizar las causas de fondo.

• Los problemas los resuelven las personas
Se crean condiciones que fomentan el diálogo y la cooperación. Las personas se implican en el análisis y en el desarrollo de las soluciones. Una cultura del error que permite aflorar los problemas y prevenirlos. Es una cultura que está estrechamente vinculada a la actitud de la Mejora Continua (Kaizen).

•  Ir al «GEMBA”
Ir al lugar donde ocurre el problema y observar. Escuchar a las personas que trabajan allí. No quedarse únicamente en el despacho con los datos.

• Compartir y aprender en la organización
“Mantener el foco de las actividades en dos cosas a la vez: Aprendizaje y Resultados”  (Taiichi Ohno).

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Método A3 Plantillas y Ejemplos
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Roberto Corral

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Leex Online

19/09/2019

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