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LOS DILEMAS DE LA PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

Cuándo, Quién y Cómo Planificar

[Français à suivre]

 

En el post anterior LA FALACIA DE LA PLANIFICACIÓN concluíamos que:

 

No debemos cuestionarnos si planificar o no planificar.
Lo que debemos cuestionar es el cómo planificar.

 

Si estáis de acuerdo conmigo y os enfrentáis a la fase de planificación os entrarán muchas dudas ya que no existe una sola planificación posible. En este Post explicaremos el porqué de las dudas y orientaremos la búsqueda de la solución, aunque ésta será única para cada caso.

 

Los 3 Dilemas en la planificación de proyectos:
CUÁNDO, QUIÉN y NIVEL de DETALLE

 

Primer Dilema
¿CUÁNDO DEBE REALIZARSE LA PLANIFICACIÓN?

Una de las primeras dudas es respecto al cuándo: al momento en que debemos realizar la planificación.

CUANDO PLANIFICAR PROYECTOS - CCPM

Desde el inicio del proyecto hay que empezar a tomar decisiones y es por ello por lo que una buena planificación nos ayudaría. Pero nunca disponemos de toda la información validada al inicio del proyecto. Es por ello por lo que nos cuestionamos si vale la pena dedicar tiempo y esfuerzo a planificar si luego esta planificación no será válida.

El supuesto que nos debemos cuestionar es el que sustenta la afirmación que: para realizar una buena gestión de los proyectos necesitamos conseguir la planificación definitiva. Este supuesto se basa en que pensamos que los planes deben perdurar en el tiempo sin cambios y en la no aceptación de la incertidumbre inherente a los entornos de proyectos.

Debemos aceptar la incertidumbre de las propias tareas, los cambios de las especificaciones de los clientes, los obstáculos que nos irán apareciendo, pero al mismo tiempo necesitamos una base sólida para tomar las decisiones más adecuadas.

Para “romper” este dilema lo que necesitamos es aceptar que vamos a ir adaptando la planificación a los acontecimientos y debemos dotarnos de herramientas que nos permita ser flexibles.

¡Huid de las herramientas que no permitan cambiar la planificación una vez iniciado el proyecto!

 

Segundo Dilema
¿QUIÉN DEBE PLANIFICAR?

Otro de los dilemas es sobre el quién debe planificar. Nosotros siempre preconizamos que la planificación se debe realizar con todas las personas involucradas en los proyectos para asegurar que todos aceptan la planificación como válida. Con ello pretendemos conseguir alinear a todos los involucrados.

QUIÉN DEBE REALIZAR LA PLANIFICACIÓN - CCPM

Pero es verdad que, si queremos planificar lo antes posible, no podemos hacerlo con todos los involucrados ya que éstos, al inicio del proyecto, no disponen de los detalles que necesitan para planificar.

Para buscar una solución al conflicto nos debemos preguntar: ¿Existe un estándar que permita al jefe de proyecto hacer una planificación sin necesidad que todos los implicados aporten su Know-How?

Si es así, lo que podemos decidir es que el jefe de proyecto haga una primera planificación lo antes posible y dedicándole el menor tiempo posible y luego que ésta la complete y la valide con todos los involucrados en el proyecto.

¡No olvidéis validar la planificación con aquellos que queréis que estén involucrados en el proyecto!

 

Tercer Dilema
¿CON QUÉ NIVEL DE DETALLE DEBEMOS PLANIFICAR?

Y finalmente el tercer dilema que quiero exponer es el referente al detalle con el que tenemos que planificar.

PLANIFICACION DETALLE - CCPM

El detalle de las tareas es el tema de debate que más preocupa a nuestros clientes. Quieren mucho detalle para obtener listados de tareas priorizados para todos los involucrados en el proyecto. Con ello pretenden conseguir minimizar la multitarea, focalizar los esfuerzos en lo importante y controlar que se dedican los esfuerzos a aquello que más urge. Pero, por otro lado, aumentar el detalle de las tareas reduce el empoderamiento de las personas, aumenta el tiempo dedicado a la gestión y obliga a una micro gestión que, a veces, no aporta valor alguno.

Nuestra experiencia nos dice que al principio nuestros clientes deciden poner mucho detalle en las tareas, pero, poco a poco, van reduciendo el detalle hasta llegar al que consideran el óptimo.

En este dilema también hay supuestos que nos debemos cuestionar:

¡El nivel de detalle de las tareas no tiene por qué ser homogéneo!

 

Podemos poner más detalle en aquellas tareas que nos preocupan y menos en el resto. Podemos poner más detalle en el corto plazo y menos en el largo plazo.
¡Podemos cambiar el nivel del detalle de las tareas durante la ejecución del proyecto!

En numerosas ocasiones conocemos el corto plazo, pero el largo plazo dependerá de lo que resulte del corto. Es por ello por lo que una buena estrategia es poner detalle a medida que va avanzando el proyecto.

Aceptar esta realidad permitirá a un jefe de proyecto planificar con poco detalle y luego, con el resto de los implicados en el proyecto, poner más detalle en aquellas tareas que lo requieran.

 

 

Como conclusión yo os diría que:

Debemos tener una planificación lo antes posible. Debemos tenerla en el momento en que comenzamos a tomar decisiones, por ejemplo, para dar una fecha límite.

• Debemos validar la planificación con todos los involucrados en el proyecto, aunque podemos realizarla sin todos ellos.

• Necesitamos herramientas flexibles para cambiar la planificación de manera rápida y sin un gran esfuerzo.

 

 

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Les dilemmes de la planification

 

Dans un Post précédent, PLANIFICATION: COÛT OU VALEUR? , nous avons conclu que :

 

Il ne faut pas se demander si planifier ou pas planifier.
Ce que nous devons mettre en question est de savoir comment planifier .

 

Si vous êtes d’accord avec moi et vous faites face à la phase de planification vous aurez beaucoup de questions car il n’y a pas qu’une seule planification possible. Dans ce Post on vous expliquera le pourquoi des doutes et on essaiera d’orienter la recherche d’une solution, même si celle-là sera unique à chaque cas.

 

Premier Dilemme
QUAND FAUT-IL PLANIFIER ?

L’une des premières questions concerne le quand : le moment où nous devons faire la planification.

CCPM - Cuando planificar

Depuis le début du projet nous devons commencer à prendre des décisions et une bonne planification nous aiderait. Mais jamais nous avons toutes les informations validées au début du projet. Voilà pourquoi nous nous demandons si ça vaut le cout de dépenser de l’argent et des efforts pour planifier si après cette planification ne sera pas valable.

Nous devons nous interroger sur l’hypothèse qui soutient l’affirmation selon laquelle :  pour faire une bonne gestion de projet nous avons besoin d’obtenir la planification définitive. Cette hypothèse est basée sur l’idée que les plans ne peuvent pas changer et la non-acceptation de l’incertitude inhérente aux environnements de projet.

Nous devons accepter l’incertitude des tâches, des changements dans les spécifications du client, les obstacles pas prévus initialement, mais en même temps nous avons besoin d’une base solide pour prendre les bonnes décisions.

Pour « casser » ce dilemme, nous devons accepter que nous allons changer la planification en fonction des événements et pour ça nous devons nous doter d’outils qui nous permettent d’être flexibles.

Surtout, fuyez des outils qui ne permettent pas modifier la planification une fois lancé le projet !

 

Deuxième Dilemme
QUI DOIT PLANIFIER ?

Un autre dilemme est de savoir qui devrait planifier.

Nous préconisons toujours que la planification doit se faire avec tous les acteurs impliqués dans les projets pour assurer que tout le monde accepte la planification comme valable. Notre objectif est d’aligner toutes les personnes impliquées.

Mais il est vrai que, si nous voulons planifier le plus tôt possible, nous ne pouvons pas le faire avec tous les participants car, au début du projet, ils n’ont pas les détails dont ils ont besoin pour planifier.

Afin de trouver une solution au conflit, nous devons nous poser la question suivante : existe-t-il un standard permettant au chef de projet de planifier sans demander à chacun d’apporter son savoir-faire ?

Si tel est le cas, nous pouvons décider que le chef de projet établit une première planification le plus rapidement possible en y consacrant le moins de temps possible, qu’il la termine et la valide avec toutes les personnes impliquées dans le projet.

Surtout, n’oubliez pas de valider le planning avec ceux que vous souhaitez impliquer dans le projet !

 

Troisième Dilemme
AVEC QUEL NIVEAU DE DÉTAIL NOUS DEVONS  PLANIFIER ?

Enfin, le troisième dilemme que je souhaite exposer est celui qui correspond aux détails avec lesquels nous devons planifier.

 

Le détail des tâches est le sujet de débat qui concerne le plus nos clients. Ils veulent beaucoup de détails pour obtenir des listes de tâches priorisées pour toutes les personnes impliquées dans le projet. Avec cela, ils visent à minimiser le multitâche, à concentrer les efforts sur ce qui est important et à contrôler que les efforts sont consacrés à ce qui est le plus urgent. Mais, d’autre part, augmenter le détail des tâches réduit l’empowerment des personnes, augmente le temps consacré à la gestion et oblige une micro-gestion qui, parfois, n’apporte aucune valeur.

Notre expérience nous a appris qu’au départ, nos clients décident de donner beaucoup de détails aux tâches, mais ils les réduisent peu à peu jusqu’à atteindre celle qu’ils considèrent optimale.

Dans ce dilemme, il y a aussi des hypothèses que nous devons remettre en question :

Le niveau de détail des tâches ne doit pas nécessairement être homogène !

Nous pouvons donner plus de détails aux tâches qui nous concernent et moins au reste. Nous pouvons donner plus de détails à court terme et moins à long terme.
Nous pouvons changer le niveau de détail des tâches lors de l’exécution du projet !

Nous connaissons souvent le court terme, mais le long terme dépendra des résultats du court terme. C’est pourquoi une bonne stratégie consiste à détailler au fur et à mesure de l’avancement du projet.

Accepter cette réalité permettra à un chef de projet de planifier avec peu de détails puis, avec le reste des personnes impliquées dans le projet, de donner plus de détails aux tâches qui en ont besoin.

 

En conclusion, je dirais que :

Nous devons avoir un plan le plus tôt possible. Toujours avant qu’on doive prendre des décisions, par exemple, donner un délai.

Nous devons valider la planification avec toutes les personnes impliquées dans le projet, bien que la planification puisse se faire sans toutes les personnes impliquées.

Nous avons besoin d’outils flexibles pour changer la planification rapidement et sans un grand effort.

 

Xavier Tusquets

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Referencias

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28/12/2018

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