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LA FALACIA DE LA PLANIFICACIÓN

¿Por qué decimos que no planificamos?

[Français à suivre]

Llevo muchos años asesorando empresas y he visto de todo. Estilos diferentes de liderazgo, personas brillantes, pero también personas no tan brillantes, personas que les gusta el statu quo y personas inconformistas, empresas que premian el valor aportado por sus trabajadores y empresas que sólo premian el esfuerzo, reuniones eficientes y otras no tanto, etc.

Pero hoy tengo ganas de compartir con vosotros reflexiones sobre el hecho de planificar y el por qué planificar.

Estos últimos años he ayudado a muchas empresas a implantar Critical Chain Project Management, CCPM, para la planificación y seguimiento de sus proyectos. CCPM es la aplicación de la Teoría de la Limitaciones para entornos de proyectos. Los resultados son espectaculares, pero aun así me encuentro mucha resistencia para convencer a clientes de iniciar una implantación de este sistema de gestión.

En todos estos años muchos han sido los argumentos que me han dado para no implantar CCPM o para retrasar su implantación. Éstas son algunas de las frases que he recopilado:

 

Nuestros proyectos tienen tanta incertidumbre que no pueden ser planificados.
Nuestros proyectos son tan cortos que es mejor dedicar el tiempo a avanzar en el proyecto, que en planificar.
Nuestros clientes cambian tanto de opinión que no nos vale la pena planificar.
La planificación no nos dura ni una semana ya que todo cambia continuamente.
No tengo a nadie para hacer un seguimiento y poner a alguien sería un extra-coste.
Mis jefes piensan que el tiempo dedicado a planificar es waste.

 

Y la verdad es que no es fácil conseguir fijar un tiempo juntamente con el cliente para planificar, ya que todo el mundo tiene otras muchas cosas que hacer, y la mayoría urgentes.

Hasta aquí seguramente estaréis de acuerdo conmigo. Pero ¿Cuál es la falacia? La falacia es que planificamos mucho más de lo que nos pensamos.

 

¿Qué es PLANIFICAR?

Según la Real Academia Española:

PLANIFICAR
es hacer plan o proyecto de una acción.

 

O sea que PLANIFICAR es dedicar un tiempo a prever que va a pasar o que es probable que vaya a pasar. Planificar es pensar antes de actuar. Planificar es recopilar y analizar información antes de actuar. Y es que…

Sin planificar no podríamos decidir cuando salir de viaje para llegar a tiempo a una reunión.
Sin planificar no podríamos dar un presupuesto. Ni un plazo.
Sin planificar no podríamos saber qué necesitamos para realizar una acción.
Sin planificar no nos podríamos coordinar con todo un equipo.
Sin planificar no llegaríamos a final de mes. Sin planificar no llegaríamos a tiempo a ninguna cita.
Sin planificar nuestra vida sería un caos.

 

Entonces, ¿por qué decimos que no planificamos?

Simplemente porque culturalmente no está bien visto dedicar tiempo a la planificación. En nuestra cultura el tiempo dedicado a la planificación lo consideramos como de no-trabajo. En muchos casos lo consideramos una pérdida de tiempo. Y casi siempre está como la última de nuestras prioridades. En cambio, hay otras culturas, como la alemana o la japonesa que le dan mucho valor a la planificación.

Un cliente nuestro se resistía a dedicar tiempo a la planificación y la verdad es que no conseguía convencerlos, pero cuando los conocí mejor me di cuenta de que se pasaban el día planificando. No de forma formal, pero planificaban cuando se tomaban un café, planificaban por E-mail o en reuniones informales.

 

Albert Einstein dijo:

Si tuviese solo una hora para salvar el mundo,
dedicaría 55 minutos a definir bien el problema.

 

Hay que valorar la planificación, hay que valorar el tiempo y el esfuerzo que nos lleva planificar bien y lo que nos tenemos que preguntar es si compensa utilizar una planificación de más o menos detalle, si nos compensa contratar a un determinado consultor o comprar un software concreto.

No debemos cuestionarnos si planificar o no planificar. Lo que debemos cuestionar es el cómo planificar.

Según mi opinión, CCPM como modelo de gestión de proyectos y ProChain como software que soporta dicho sistema son necesarios si los proyectos son complejos y/o hay que gestionar muchos proyectos con los mismos recursos. De lo contrario sirven otros sistemas más sencillos y otras herramientas menos costosas.

 

Para seguir reflexionando os dejo estos tres links, los cuales demuestran los beneficios de la planificación ya que permite realizar proyectos que sin ella serían imposibles.

Construir un hotel de 15 plantas en 6 días.
Construir una casa en menos de 3 horas.
Lanzar un robot a Marte (10 años de planificación y preparación y 8 meses de viaje).

 

Xavier Tusquets

Inspírate. Fórmate. Crece.
¡VIVE TU APRENDIZAJE!

Leex Online

 

 


 

 

Planification: coût ou valeur?

 

Je conseille des entreprises depuis de nombreuses années et j’ai tout vu. Différents styles de leadership, des personnes brillantes, mais aussi des personnes moins brillantes, des personnes qui aiment le statu quo et des personnes non-conformistes, des entreprises qui récompensent la valeur de leurs employés et des entreprises qui récompensent seulement l’effort, des réunions efficaces etc.

Mais aujourd’hui, je veux partager avec vous des réflexions sur le fait de planifier et pourquoi planifier.

Ces dernières années, j’ai aidé de nombreuses entreprises mettre en œuvre la gestion de projets avec la CCPM, pour la planification et le suivi de leurs projets. CCPM est l’application de la Théorie des Limitations dans les environnements des projets. Les résultats sont spectaculaires, mais malgré tout je trouve beaucoup de résistance pour convaincre les prospects de mettre en place ce système de gestion.

Au cours de toutes ces années, de nombreux arguments m’ont été donnés pour ne pas mettre en œuvre le CCPM. Voici des phrases que j’ai recueilli :

– Nos projets sont tellement incertains qu’ils ne peuvent pas être planifiés.
– Nos projets sont si courts qu’il vaut mieux consacrer du temps pour faire avancer le projet que pour le planifier.
– Nos clients changent d’avis à tel point que cela ne vaut pas la peine de planifier.
– La planification ne dure pas une semaine car tout change continuellement.
– Je n’ai personne pour faire le suivi et mettre quelqu’un serait un coût supplémentaire.
– Mes directeurs pensent que le temps consacré à la planification est un gaspillage.

 

Et la vérité, c’est qu’il n’est pas facile de planifier un rendez-vous avec le client, car tout le monde a beaucoup d’autres choses à faire, et la plupart sont urgentes.

Jusqu’ici vous serez sûrement d’accord avec moi, mais quelle est l’erreur ? L’erreur c’est que nous planifions beaucoup plus que nous le pensons.

 

Selon le dictionnaire,

 

LA PLANIFICATION
consiste à élaborer un plan ou un projet d’action.

 

 

Autrement dit, PLANIFIER c’est passer du temps à prévoir ce qui va se passer ou ce qui va probablement se passer. La planification, c’est penser avant d’agir. La planification consiste à collecter et analyser des informations avant d’agir.

Sans planification, nous ne pourrions pas décider quand partir en voyage pour se rendre à une réunion à temps.

 

Sans planification,
nous ne pourrions pas donner un budget. Non plus une date limite.
Sans planification,
nous ne pourrions pas savoir ce dont nous avons besoin pour effectuer une action.
Sans planification,
nous ne pourrions pas nous coordonner avec toute une équipe.
Sans planification,
nous n’arriverions pas à la fin du mois.
Sans planification,
nous n’arriverions pas à l’heure pour un rendez-vous.

Sans planifier
nos vies seraient chaotiques.

 

 

Alors, pourquoi disons-nous que nous ne planifions pas ?

Tout simplement parce que culturellement, ce n’est pas bien vu de consacrer du temps à la planification. Dans notre culture, le temps consacré à la planification est considéré comme non professionnel. Dans de nombreux cas, nous considérons que c’est une perte de temps. Et presque toujours, c’est comme la dernière de nos priorités. D’un autre côté, il existe d’autres cultures, telles que l’allemande ou la japonaise, qui donnent une grande valeur à la planification.

L’un de nos clients a refusé de consacrer du temps à la planification et la vérité c’est que je ne pouvais pas les convaincre, mais lorsque je l’ai rencontré, je me suis rendu compte qu’il passait la journée à planifier. Pas formellement, mais ils planifient lorsqu’ils sont au café, ils planifient par email ou lors des réunions informelles.

 

Albert Einstein a déclaré :

 

«Si je n’avais qu’une heure pour sauver le monde,
je passerais 55 minutes à bien définir le problème.»

 

Nous devons donner de la valeur à la planification, nous devons évaluer le temps et les efforts nécessaires pour bien planifier et nous devons nous demander si cela compense l’utilisation d’une planification plus ou moins détaillée. Si ça nous compense embaucher un certain consultant ou acheter un logiciel concret.

Nous ne devons pas douter sur le fait de planifier ou ne pas planifier. Ce que nous devons nous demander, c’est comment planifier.

À mon avis, CCPM en tant que modèle de gestion de projet et ProChain en tant que logiciel prenant en charge ce système sont nécessaires si les projets sont complexes et / ou si vous devez gérer de nombreux projets avec les mêmes ressources. Sinon, nous pouvons utiliser d’autres systèmes plus simples et d’autres outils moins coûteux.

 

Pour continuer à réfléchir, je vous laisse ces liens, qui démontrent les avantages de la planification car ils permettent de réaliser des projets qui, sans la planification, seraient impossibles.

 

Construire un hôtel de 15 étages en 6 jours.
Construire une maison en moins de 3 heures.
Lancer un robot sur Mars (10 ans de planification et de préparation et 8 mois de voyage).

 

 

Xavier Tusquets

Inspírate. Fórmate. Crece.
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Leex Online

 

 

Referencias

Photo by Daniel Gonzalez on Unsplash

 

28/12/2018

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